El aporte del 20%, y cómo demostrarlo.

La regla

La sección 640(b) de la Ley Head Start limita la parte federal de los costos de un programa al 80 por ciento, salvo que se otorgue una exención. El otro 20 por ciento, la parte no federal o aporte, debe venir de otro lado. Puede ser en efectivo o en especie, "evaluado de forma justa, incluidas instalaciones, equipo o servicios".

El 45 CFR 1303.4 repite la división 80/20. Un programa que no obtiene ni documenta su aporte se arriesga a que le rechacen fondos federales.

Qué cuenta

• Efectivo de fuentes no federales: gobierno local, fundaciones, negocios, donantes individuales.
• Bienes donados: útiles, libros, comida, muebles, equipo.
• Tiempo de voluntariado: padres en el salón, personas de la comunidad, profesionales que donan servicios.
• Espacio donado: un salón, oficina o patio prestado gratis o por debajo del alquiler de mercado.

Un aporte no puede contarse para otra subvención federal, y un voluntario pagado con otra subvención federal no puede contarse.

Cómo valorarlo

Según el 2 CFR 200.306, los aportes solo cuentan si se pueden verificar en tus registros:

• Bienes donados a su valor justo de mercado al momento de donarse, nunca más.
• Servicios voluntarios a la tarifa que pagarías por el mismo trabajo, más prestaciones razonables si corresponde.
• Espacio donado a su valor de alquiler justo, documentado con un método defendible.

Qué guardar

• Para voluntarios: un registro con fecha, nombre, actividad, lugar, horas (muchos programas usan intervalos de 15 minutos) y la tarifa usada, firmado.
• Para bienes: quién dio qué, cuándo se recibió, el valor y cómo se calculó.
• Para espacio: el acuerdo y cómo se fijó el valor de alquiler.
• Para todo: prueba de que benefició al programa Head Start y no se cuenta en otro lado.

Las decisiones de la junta de apelaciones muestran qué falla: montos en especie sin respaldo y espacio donado sin una tasación actual han sido rechazados.

Dónde aparece el aporte

• El Informe Financiero Federal SF-425, tres veces por periodo de presupuesto: líneas para la parte requerida, la parte gastada hasta ahora y la que falta.
• Los estados financieros mensuales a la junta directiva y al Consejo de Políticas.
• El Informe de Información del Programa (PIR), que cuenta a tus voluntarios.
• Tu informe anual al público, que lista los fondos recibidos por fuente.

Cómo ayuda Donorly hoy, y lo que viene

Donorly registra los bienes donados detrás de tu aporte: una lista de deseos por salón o sede, promesas con hora de entrega, artículos recibidos con valor estimado y fecha, y un recibo para cada donante. Los datos de niños y familias se quedan en tu sistema de Head Start.

Las horas de voluntariado con registro, tarifa y firma, y un informe del aporte por periodo, llegan muy pronto. Si quieres ayudar a definirlos, agenda una demostración.